Varsinais-Suomen pelastuslaitos on käyttänyt elokuusta 2019 alkaen pilotinomaisesti Lupapisteen Arkistopäätettä.

Lupapisteeen Arkistopäätteen avulla pelastuslaitoksen työntekijät pääsevät helposti selainpohjaisen käyttöliittymän avulla käsiksi kuntien rakennusvalvontojen julkiseen arkistomateriaaliin kuten lupakuviin ja päätöksiin. Pilotissa ovat olleet mukana Salon, Raision ja Naantalin kaupungit. Pilotin aikana pelastuslaitoksen työntekijöiden on ollut mahdollista hyödyntää aineistoja muun muassa pelastustoiminnassa, valvontatoiminnassa sekä palontutkinnassa.

– Vaikka kyse on aineistosta, jonka saamiseen pelastusviranomaisella on lakisääteinen oikeus muutoinkin, tehostaa palvelu osaltaan etenkin valvonta- ja tutkintatoimintaa, kun aineiston saa nopeammin ja helpommin käyttöönsä. Aiemmin aineiston saamiseksi on tarvittu enemmän yhteydenottoja ja odotusaika on ollut pidempi, kertoo suunnittelija Harri Heikkilä Varsinais-Suomen pelastuslaitokselta.

Heikkilän mukaan valvonnan palveluyksikön henkilöstö on kokenut hyödylliseksi muun muassa sen, että palotekniseen suunnitelmaan voi tutustua etukäteen ja että asemapiirroksesta näkyvät viralliset pelastustiet.

– Kun aineisto on sähköisessä muodossa, se on elävää ja kulumatonta ja saatavilla ajasta ja paikasta riippumatta. Näin palo- ja pelastusviranomaisilla on reaaliaikainen pääsy rakennuskantaan liittyvään informaatioon, jota he tarvitsevat työssään, toteaa maajohtaja Kari Syrjärinne Cloudpermit Oy:stä, jonka palvelu Lupapiste on.

– Sähköisen materiaalin hyödyntäminen erilaisissa viranomaistoimissa edesauttaa myös kuntien tavoitetta digitoida arkistomateriaaliaan ja samalla parantaa asiakaspalvelua kuntalaisia kohtaan, kertoo Salon kaupungin rakennus- ja ympäristövalvonnan johtaja Janne Ranki.

Lupapiste-palvelu on aikoinaan Valtiovarainministeriön SADe-hankkeessa määritelty kuntarajat ylittäväksi yhden luukun palveluksi. Palvelu on mahdollistanut rakennusvalvontojen digiloikan – rakennusvalvontojen sähköistymisen myötä kaikki uudet hakemukset otetaan vastaan, käsitellään ja arkistoidaan sähköisesti. Rakennusvalvonnan digiloikka on Lupapisteen avulla tehty tällä hetkellä 200 kunnassa.

– Varsinais-Suomen pelastuslaitoksen suorittama pilotointi on merkittävä virstanpylväs sillä tiellä, jonka päässä kaikilla palo- ja pelastuslaitoksilla on käytössään rakennuskantaan liittyvä informaatio kattavasti ja kokonaan kaikkien kuntien osalta. Yhden luukun palvelu on silloin todellisuutta entistä laajemmin, Syrjärinne sanoo.

Varsinais-Suomen pelastuslaitos haluaa olla jatkossakin mukana käyttämässä ja kehittämässä Arkistopäätettä.

VARSINAIS-SUOMEN PELASTUSLAITOS

Digitalt arkivmaterial underlättar brand- och räddningsmyndigheters arbete

Egentliga Finlands räddningsverk har sedan augusti 2019 pilotmässigt använt Lupapistes arkivterminal. Med hjälp av terminalen kan räddningsverkets personal med användargränssnitt för webbläsare lätt få tag på kommunernas offentliga arkivmaterial som t.ex. bygglovsritningar och beslut. I pilottestningen har städerna Salo, Reso och Nådendal varit med. Under testningen har räddningsverkets personal haft möjlighet att utnyttja material i bland annat räddningsverksamhet, tillsyn och brandutredning.

– Fastän det handlar om material som räddningsverket enligt lag har rätt att få tag på så effektiverar tillgången till arkivterminalen arbetet speciellt i tillsyns- och brandutredningsverksamheten. Tidigare har tillgången till materialet krävt många kontakter och väntetiderna har varit längre, berättar planerare Harri Heikkilä från Egentliga Finlands räddningsverk.

Enligt Heikkilä har tillsynsenhetens personal upplevt den snabba tillgången till bland annat brandtekniska planer och situationsplaner med räddningsvägar som mycket nyttigt.

– Då materialet är i digital form är det levande och slits inte. Materialet är möjligt att nå oberoende av plats eller tid, nu har räddnings- och brandmyndigheterna tillgång till information om byggnadsbeståndet som de i sitt arbete behöver i realtid, säger landschef Kari Syrjärinnefrån Cloudpermit Oy vars tjänst Lupapiste är.

– Användningen av elektroniskt material i olika myndighetstjänster bidrar också till att kommunerna får sina arkiv digitaliserade och på så sätt förbättrar kundservicen för kommuninvånarna, säger Janne Ranki, chef för Salo stads bygg- och miljötillsyn.

Lupapiste-tjänsten är i tiden definierad av finansministeriets SADe-projekt som en över kommungränserna sträckande ”en luckas service”. Tjänsten har gjort byggnadstillsynens digikliv möjligt. I och med byggnadstillsynens digitalisering tas nya ansökningar emot, behandlas och arkiveras elektroniskt. Digiklivet har med Lupapistes hjälp nu gjorts i 200 kommuner.

– Pilottestningen som har gjorts i Egentliga Finlands räddningsverk är en betydande milstolpe på den vägen där samtliga räddningsverk har tillgång till information om byggnadsbeståndet i sin helhet, i alla kommuner.  Då är en ”en luckas service” ännu mera verklighet, säger Syrjärinne.

Egentliga Finlands räddningsverk vill också i fortsättningen vara med och använda samt utveckla arkivterminalen.

EGENTLIGA FINLANDS RÄDDNINGSVERK