Työyhteisöissä palaverit ovat tätä päivää. On suunnittelu-, työ-, projekti-, käynnistys-, henkilöstö-, kehittämis-  jne. palavereja. Palavereiden lähtökohta on hyvä, kun halutaan henkilöstön osallistuvan yhteistyöhön ja sitä kautta vaikuttavan päätöksen tekoon ja niiden vaikutusten arviointiin.

Tavoitteena on vahvistaa työyhteisön myönteisyyttä ja yhteisöllisyyttä. Valitettavan usein palaverit toteutuvat kehnosti ja ne saavat osallistujissa aikaan turhautumista, jopa kiukkua, ja kääntyvät tarkoitustaan vastaan. Tarvitseeko tätä ihmetellä, jos palaverikäytäntö on seuraavan lainen?

Koko henkilöstö on kutsuttu lyhyellä varoitusajalla palaveriin, jonka kestoksi on laitettu tunti. Palaverin aihe ja tarkoitus ovat suurimmalle osalle osallistujista epäselviä tai niistä on monta eri käsitystä, mutta kaikkien oli tultava paikalle. Palaverin pitopaikka tiedetään ahtaaksi, mutta ajatellaan, että eiköhän sopu sijaa anna.

Palaverin koollekutsuja avaa palaverin ja kertoo, että on mukavaa, kun kaikki ovat tulleet paikalle. Nyt on mahdollisuus jokaisella sanoa käsityksensä ja ajatuksensa X-asiasta. Keskustelu pärähtää käyntiin ja se kimpoilee sinne tänne. Puhutaan ja puhutaan, asia velloo edes takaisin. Aika kuluu, eikä asiassa tunnuta päästävän yhtään eteenpäin. Kukaan ei johda keskustelua, eikä siitä missään vaiheessa tehdä esim. yhteenvetoja tai muistiin panoja.

Osa porukasta väsähtää jo alkumetreillä tilojen riittämättömyyden ja toimimattomuuden johdosta. He vetäytyvät aiheen ajattelusta ja ryhtyvät puuhastelemaan omiaan. Vähitellen äänessä ovat vain puheliaimmat työntekijät. Tässä kohdin esimies vilkaisee kelloa ja toteaa, että nyt ollaan ylitetty aika jo 20 minuutilla. Asiaa jäädään miettimään ja siihen palataan seuraavassa palaverissa, jonka aika ilmoitetaan sitten myöhemmin. Palaverista ei tehdä muistiota tai muita muistiinpanoja vaan luotetaan, että asiat pysyvät mielessä tai palautuvat mieleen seuraavassa palaverissa.

Väki kutsutaan jatkopalaveriin. Esimies sanoo palaverin alussa, että jatketaan siitä mihin viimeksi jäätiin. Paikalle on tullut myös sellaisia työntekijöitä, jotka eivät olleet olleet mukana edellisessä palaverissa.  Heitä esimies ohjeistaa hakemaan sopivan paikan itselleen ja kysyvän naapureilta, missä mennään. Osa palaveriin tulleista kokee olevansa paikalla ihan turhan panttina. Heidän mielestään asia ei koske heitä lainkaan, eikä liity heidän työhönsä mitenkään.

Heillä ei ole mitään sanottavaa asiaan. Osa porukasta keskustelee runsaasti, mutta tuntuu, että keskustelun aihe on muuttunut ja he puhuvatkin jostakin muusta kuin alun perin oli tarkoitus. Osa porukasta puhuu X-asiasta niin kuin oli palaverin tarkoituskin. Loppujen lopuksi keskustelusta syntyy varteen otettavia ehdotuksia, joista odotetaan ja toivotaan tehtävän tässä palaverissa päätöksiä. Tällöin todetaan, ettei paikalla ole sellaista henkilöä, joka voi päättää asiasta. Asia jää taas odottamaan (seuraavaa palaveria)…

Kuinka palaverin kokoon kutsuja – usein esimies – voisi toimia toisin, jotta palavereiden tarkoitus toteutuisi? Ohessa toimivia käytännön vinkkejä.

  1.   Valmistaudu palaveriin. Määrittele palaverin tarkoitus (esim. kartoittaa/ hakea vaihtoehtoja/koota tarpeita), valitse (rajaa) käsiteltävät asiat suhteessa käytettävään aikaan, aseta tavoitteet käsittelylle, laadi asialista, laadi osallistujille ohje valmistautumiseen ja huolehdi tarvittava esimateriaali heille, valitse asioiden käsittelytapa (esim. ideariihi/pariporina/tuplatiimi/learning cafe, keskustelu).
  1.   Harkitse osallistujien tarkoituksen mukaisuus (harkittu valinta) ja palaveritilan toimivuus. Jos palaverin tavoitteena on saada päätös aikaiseksi, huolehdi päättäjä paikalle.
  1.   Ole jämäkkä palaverin vetäjä. Kerro palaverin alussa palaverin tarkoitus, ketä kutsuttuina, mitä asialistalla, mitä tavoitellaan, kuinka käsitellään ja toimitaan ja millaisella aikataululla edetään (esim. paljonko aikaa käytettävissä keskusteluun ja sen jälkeisen yhteenvedon tekemiseen).  Kellota toteutus eli pysy laatimassasi aikataulussa sopivasti joustaen, mutta tavoite mielessä pitäen.
  1.   Sovi palaverin alussa muistion tai muistiinpanojen tekemisestä ja palaveriasioista tiedottamisesta työyhteisössä (kuinka asia etenee/ mitä sovittiin/mitä päätettiin).
  1.   Käytä tarvittaessa asioiden käsittelyssä visualisoivia keinoja (esim. yhteenvedot fläpille, reaaliaikainen muistion laatiminen).
  1.   Jos palaverin asialistalla on tiedotettavia asioita, laita ne viimeisiksi asioiksi listalle.
  1.   Sovi seuraavan palaverin ajankohta ja tarkoitus + kutsuttava joukko.

Surakan ja Laineen (2011, 168) mukaan jokaisella palaveriin osallistujalla tulisi olla joko jotakin annettavaa tai jotakin saatavaa siitä. Palaverit ovat jokaisen työtä, ja kaikilla tulee olla etukäteen selvää, millaista työtä palaverissa kulloinkin tehdään. Myös osallistujilla on oma vastuunsa valmistautumisessa, toteutuksessa ja palaverikäytäntöjen kehittämisessä.

Hyvää syksyn jatkoa ja antoisia palavereita!

 

Teksti: Pirjo Vaittinen, Toimialajohtaja, TtT, työnohjaaja
Saimaan ammattikorkeakoulu / Sosiaali- ja terveysala